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04.07.2019

Knoten ins Taschentuch: Datenschutz-Grundverordnung bringt Herausforderungen für Bewerbermanagement

Der Umgang mit Bewerberdaten ist eine Herausforderung, die nicht geringer geworden ist, seit die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Kraft getreten ist - im Gegenteil: War ein sorgsamer Umgang mit Bewerberdaten schon immer eine Selbstverständlichkeit, so sind heute alle personenbezogenen Informationen in das jeweilige Datenmanagement einzubinden.

Im Umgang mit Lebensläufen, Anschreiben und Zeugnissen gelten neue Regeln, darauf verweist das Unternehmen Hubit, das auf Datenschutz spezialisiert ist. Empfohlen wird, "das Bewerberdatenmanagement detailliert zu überprüfen und die Mitarbeiter in den Personalabteilungen regelmäßig zu schulen". Diese müssten die möglichen Fallstricke kennen, betont Geschäftsführer Haye Hösel.

Die DSGVO legt in Artikel 13 fest, welche Informationen der Bewerber vom Unternehmen erhalten muss, wenn dieses personenbezogene Daten verarbeitet. Bei eingehenden Bewerbungen betrifft dies in der Regel Name und Kontaktdaten des Bewerbers, Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse. Datenschützer verweisen darauf, dass Unternehmen dieser Pflicht mit einer Eingangsbestätigung nachkommen, in der die entsprechenden Angaben gemacht werden. Dies gilt entsprechend für eingehende Online-Bewerbungen.

Eingehende Bewerbungen dürfen übrigens nur von den Personen im Unternehmen gelesen werden, die direkt mit der Stellenbesetzung betraut sind. Datenschützer Hösel empfiehlt, entsprechende Zugriffsrechte in der Datenverarbeitung festzulegen.

Der Datenschutz erfordert laut Artikel 30 ein "Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten". Daher rät Datenschutzexperte Hösel dazu, aller Prozesse genau aufzulisten, die zum Bewerbermanagement gehören. Er betont, nur auf diese Weise könnten sich Verantwortliche absichern, sollte es Beschwerden von Bewerbern bei der Datenschutzaufsichtsbehörde geben.

Sind die Bewerbungsrunden abgeschlossen und die Stelle ist besetzt, sind vorhandene Bewerberdaten für diese Position zu löschen und die Unterlagen sind den Bewerbern zurück zu senden. Sollen Daten in einem Bewerberpool gespeichert werden, sind die jeweiligen Bewerber zu fragen, ob sie damit einverstanden sind. Auch sollten die entsprechenden Kandidaten auf ihr Widerspruchsrecht hingewiesen werden.

Dieser Beitrag wurde erstellt von Beate Henes-Karnahl.

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