Aus Kostengründen sind viele Arbeitgeber in den vergangenen Jahren dazu übergegangen, ihren Beschäftigten Lohnabrechnungen in elektronischer Form zum Abruf bereitzustellen. Laut Landesarbeitsgericht Hamm (LAG) genügt das aber nicht in jedem Fall den gesetzlichen Vorgaben. Vielmehr müsse ein Arbeitnehmer “zuvor ausdrücklich oder konkludent zu erkennen” geben, dass er damit einverstanden ist (Az.: 2 Sa 179/21).

Geklagt hatte ein Fuhrparkmitarbeiter, dem von seinem Arbeitgeber im Frühjahr 2019 mitgeteilt worden war, Lohnabrechnungen würden künftig nicht mehr in Papierform ausgehändigt, sondern elektronisch verschlüsselt in einem Online-Portal vorgehalten. Nach einmaliger Anmeldung mit Passwortvergabe könnten die Dokumente dann daheim am PC abgerufen oder an speziellen Stationen im Betrieb gedruckt werden.

Dem widersprach der Mann in einem Schreiben und monierte, mit bloßem Hochladen der Dokumente in ein Self-Service-Portal erfülle die Firma ihre Pflicht nicht. Denn die Abrechnungen müssten auch zugestellt werden. Als der Betrieb dann ab Herbst 2019 keine Ausdrucke mehr versendete, klagte der Arbeitnehmer – und obsiegte.

Upload allein genügt nicht den Anforderungen

Wie schon die Vorinstanz verwies das LAG auf § 108 Gewerbeordnung, der besagt, dass bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen ist. Das “bloße Zurverfügungstellung” des Payslips in elektronischer Form sei aber “keine Erfüllung der Pflicht zur Erteilung einer Lohnabrechnung im Sinne des § 362 Abs. 1 BGB”, hieß es zur Begründung.

Vielmehr muss ein Arbeitgeber aus Sicht der Kammer die Abrechnung “so auf den Weg zum Arbeitnehmer bringen, dass sie so in seinen Machtbereich gelangt, dass er unter gewöhnlichen Umständen von der Erklärung Kenntnis nehmen konnte”. Daran habe es hier gefehlt, zumal die Mitarbeiter der Firma auch nicht – etwa per Mail – über neu eingegangene Dokumente informiert wurden oder diese zugeleitet bekamen.

Bei Self-Service-Portalen könne ein gesetzeskonformer Zugang der Abrechnung entsprechend nur dann angenommen werden, wenn ein Arbeitnehmer “zuvor ausdrücklich oder konkludent zu erkennen gegeben hat, dass er mit der elektronischen Übermittlung der Lohnabrechnung einverstanden ist”.

Urteil des Landesarbeitsgerichts Hamm vom 23.09.2021 (Az.: 2 Sa 179/21).

Vorinstanz: Urteil des Arbeitsgerichts Dortmund vom 04.12.2020 (Az.: 3 Ca 1606/20).

Wegen grundsätzlicher Bedeutung der Rechtssache wurde Revision zum Bundesarbeitsgericht zugelassen.

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