Vorstellen und Gäste empfangen: So geht's!

"Das Leben ist kurz, aber man hat immer Zeit für Höflichkeit."
(Ralph Waldo Emerson)

Du sollst einen Gast am Empfang abholen und zum Besprechungszimmer oder Konferenzraum bringen? Keine Panik: Wir sagen Dir, wie Du es richtig machst, einen guten Eindruck hinterlässt und Deine Firma souverän vertrittst.

Unter gleichaltrigen jungen Erwachsenen ist es durchaus üblich, sich selbst mit einem "Hallo, ich bin die Katrin" oder "Hallo, ich heiße Andreas" vorzustellen. Bittet Deine Vorgesetzte Dich allerdings darum, am Empfang einen Kunden abzuholen, ist solch eine lockere Selbstpräsentation tabu.

In der Berufswelt sollte Respekt vor unbekannten Persönlichkeiten selbstverständlich sein. Deshalb: Stell Dich selbst angemessen vor, wenn Du einen Gast abholst und begrüß ihn freundlich.

Einen Gast empfangen

Lass Dir, bevor Du den Kunden abholst, den Namen des Gastes sagen. Präg Dir diesen Namen ein. In unserem Beispiel heißt der Gast Herr Neugebauer. Begrüß ihn beispielsweise wie folgt:

"Willkommen bei der Platzhalter GmbH, Herr Neugebauer. Ich bin die Auszubildende Rick Schmitt. Sie haben einen Termin mit unseren Geschäftsführern Frau Klang und Herrn Magfeld. Ich bringe Sie in das Besprechungszimmer. Bitte kommen Sie mit mir."

Den Weh zum Besprechungszimmer kannst Du selbstverständlich für einen kurzen Small-Talk nutzen. Hier eignet sich die Frage "Haben Sie gut zu uns gefunden?" fast immer als Gesprächseinstieg.

Am Konferenzraum angekommen

Begleite den Gast zu dem Besprechungszimmer, öffne ihm die Tür und biete ihm einen Platz und eine Erfrischung an. Verabschiede Dich zum Beispiel mit den Worten:

"Ich gebe nun Frau Klang und Herr Magfeld Bescheid, dass Sie eingetroffen sind. Die beiden werden gleich bei Ihnen sein. Auf Wiedersehen".

Halten sich die beiden Geschäftsführer bereits in dem Raum auf, zu dem Sie den Gast gebracht haben, sollten Sie die beiden noch wie folgt vorstellen:

"Herr Neugebauer, Sie werden bereits von Frau Klang und Herrn Magfeld erwartet, ich verabschiede mich nun, auf Wiedersehen".

Zwei Gäste abholen

Warten zwei Gäste am Empfang auf Dich, begrüße beide und stell Dich selbst vor. Sind es zwei Damen oder zwei Herren, die im Foyer sitzen, kannst Du durchaus sagen:

"Willkommen bei der der Platzhalter GmbH, die Damen (alternativ die Herren)."

Unproblematisch ist es, wenn eine Kundin und ein Kunde gemeinsam kommen. Hast Du Dich vorher nach den Namen erkundigt, ist es ein Leichtes, sie auseinander zu halten.

Als Standpersonal bei Messen und Kongressen

Anders präsentiert sich die Situation, wenn das Unternehmen, in dem Du ausgebildet wirst, bei einer Messe oder einem Kongress einen eigenen Stand hat und Du zum Standpersonal gehörst. Dann wirst Du ein Namensschild tragen, eventuell hat dieses Schild die zusätzliche Information, dass Du Azubi bist.

In dieser Situation musst Du Dich nicht unbedingt selbst vorstellen. Vor allem, wenn der Andrang am Messestand groß ist, kannst Du darauf verzichten. In diesem Fall reicht es, die Gäste zu begrüßen und nach ihren Wünschen zu fragen. Jeden Gast, der ein Namensschild trägt, solltest Du mit Namen ansprechen. Das wirkt professionell, aufmerksam und freundlich.

Kurz gefasst:
Die Begrüßung ist immer ein Muss. Das eigene Vorstellen ist ein Muss - mit einer Ausnahme: Du trägst als Standpersonal bei einer Messe oder einem Kongress ein Namensschild und es herrscht großer Publikumsverkehr.

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