Betriebsvereinbarung über die Einführung einer elektronischen Personalakte

Sehr geehrte Damen und Herren,

Sie informierten uns mit Schreiben vom ___ über Ihre Absicht, die Führung der Personalakten auf ausschließlich digitale geführte Personalakten umzustellen.

Hintergrund ist die zunehmende Verteilung der Arbeitsplätze auf die verschiedenen Standorte des Unternehmens sowie die Optimierung der anfallenden Arbeitsabläufe.

Wir haben uns mit der geplanten einzusetzenden Software befasst.

Die Einführung des elektronischen Personalaktensystems unterliegt gemäß § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG der Mitbestimmung des Betriebsrats.

Die Einführung, Anwendung und Änderung der elektronischen Führung der sensiblen Daten erfordert jedoch zum Schutz der Arbeitnehmer die Beachtung gesonderter Schutzmaßnahmen, die in einer Betriebsvereinbarung vereinbart werden sollten. Der Regelungsbedarf umfasst u.a. eine Übereinkunft über folgende Themen:

• Aktensystematik
• Berechtigung zum Aktenzugriff
• Schnittstellen zu anderen personaldatenverarbeitenden Systemen
• Datenschutz
• Akteneinsicht durch die Mitarbeiter
• Frist für die Entfernung von Abmahnungen
• Information der Beschäftigten
• Nutzungsumfang

Insofern sollten wir uns